Die Ausschreibung und Vergabe sind zwei wichtige Schritte im Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen im Bauwesen.
Die Ausschreibung bezieht sich auf den Prozess, bei dem eine Organisation, sei es eine Regierung, ein Unternehmen oder eine andere Einrichtung, öffentlich bekannt gibt, dass sie bestimmte Waren oder Dienstleistungen benötigt. Dies geschieht in Form eines Ausschreibungsdokuments, das die Anforderungen, Spezifikationen, Bedingungen und Fristen für potenzielle Anbieter festlegt. Die Ausschreibung kann öffentlich (für jedermann zugänglich) oder beschränkt (an ausgewählte Anbieter gerichtet) sein. Finde hier noch mehr zu den Unterschieden zwischen den beiden Ausschreibungsformen heraus.
Die Vergabe tritt ein, nachdem Angebote von potenziellen Anbietern eingereicht wurden. Die Organisation, die die Ausschreibung durchgeführt hat (z. B. der Bauherr), bewertet die eingegangenen Angebote anhand vorher festgelegter Kriterien wie Preis, Qualität oder Erfahrung der Anbieter. Die Vergabe erfolgt dann an den Anbieter, der das wirtschaftlichste und/ oder technisch beste Angebot abgegeben hat. Der ausgewählte Anbieter erhält den Auftrag zur Lieferung der Waren oder Dienstleistungen gemäß den Bedingungen des Ausschreibungsdokuments.
Der Zweck der Vergabe von Ausschreibungen besteht darin sicherzustellen, dass der Auftrag an denjenigen Anbieter vergeben wird, der die besten Voraussetzungen für die Erfüllung der Anforderungen des Projekts bietet.
Bei komplexen Projekten den Überblick zu behalten ist essentiell für die erfolgreiche Planung und Ausführung. Mit dem koppla-Terminplan können bereits am Projektstart alle wichtigen/ausschlaggebenden Kriterien festgehalten und überwacht werden. Lerne den Plan hier kennen.
Leitfaden für eine erfolgreiche Ausschreibung
Der Standardaufbau einer Ausschreibung für Bauvorhaben umfasst mehrere wichtige Bestandteile. Diese sind darauf ausgelegt, alle notwendigen Informationen für die Bieter bereitzustellen und die Rahmenbedingungen des Vergabeverfahrens klar zu definieren. Hier ist ein typischer Aufbau:
1. Einleitung
- Projektbeschreibung: Kurze Beschreibung des Bauvorhabens, der Ziele und des Umfangs.
- Auftraggeber: Name, Anschrift und Kontaktinformationen des Auftraggebers.
- Vergabeverfahren: Angabe des verwendeten Vergabeverfahrens (z.B. öffentliche Ausschreibung, beschränkte Ausschreibung).
2. Verfahrensregeln
- Teilnahmebedingungen: Voraussetzungen und Anforderungen an die Bieter, z.B. Nachweise zur Eignung.
- Ausschreibungsunterlagen: Auflistung aller Unterlagen, die die Bieter erhalten und einreichen müssen.
- Fristen: Termine für die Einreichung der Angebote, Bieterfragen, Ortsbesichtigungen etc.
3. Leistungsbeschreibung
- Baubeschreibung: Detaillierte Beschreibung der auszuführenden Bauleistungen.
- Pläne und Zeichnungen: Architektenpläne, Lagepläne, Bauzeichnungen.
- Technische Spezifikationen: Technische Anforderungen und Standards, die eingehalten werden müssen.
- Material- und Leistungskatalog: Liste der Materialien und Leistungen, die im Angebot berücksichtigt werden müssen.
4. Vertragsbedingungen
- Allgemeine Vertragsbedingungen (AVB): Allgemeine rechtliche Rahmenbedingungen, z.B. Art und Umfang der Leistung oder die Art der Vergütung.
- Besondere Vertragsbedingungen (BVB): Spezifische Bedingungen für das konkrete Bauvorhaben, z.B. Vertragsstrafen, Haftungen oder Sicherheitsleistungen.
- Zahlungsbedingungen: Modalitäten der Vergütung, Zahlungspläne und Sicherheiten.
- Ausführungsfristen: Zeitpläne für die Fertigstellung der Bauarbeiten.
5. Zuschlagskriterien
- Kriterienkatalog: Kriterien, nach denen die Angebote bewertet und gewichtet werden (z.B. Preis, Qualität, Erfahrung).
- Bewertungssystem: Beschreibung des Punktesystems oder der Bewertungsmatrix, die zur Anwendung kommt.
6. Angebotsabgabe
- Form und Inhalt des Angebots: Anforderungen an die Struktur und den Inhalt der Angebote.
- Einreichungsweg: Angaben zur Einreichungsadresse oder zum elektronischen Vergabesystem.
- Verschlüsselung und Kennzeichnung: Vorgaben zur Kennzeichnung der Angebotsunterlagen und zur Wahrung der Vertraulichkeit.
7. Bieterfragen und Kommunikation
- Frage- und Antwortverfahren: Modalitäten, wie Bieter Fragen stellen können und wie Antworten veröffentlicht werden.
- Kontaktperson: Angaben zur zuständigen Kontaktperson beim Auftraggeber.
8. Prüfung und Wertung der Angebote
- Formelle Prüfung: Kriterien für die formale Prüfung der eingereichten Angebote.
- Eignungsprüfung: Kriterien für die Bewertung der Eignung der Bieter.
- Wertungsstufen: Beschreibung der verschiedenen Bewertungsstufen (z.B. Erstbewertung, Verhandlung, Endbewertung).
9. Zuschlagserteilung
- Zuschlagskriterien: Beschreibung, wie der endgültige Zuschlag erteilt wird.
- Benachrichtigung der Bieter: Verfahren zur Information der Bieter über die Entscheidung.
10. Nachprüfung und Rechtsschutz
- Rechtsbehelfsbelehrung: Hinweise auf die Möglichkeiten der Nachprüfung und die zuständigen Stellen.
11. Anlagen
- Pläne und Zeichnungen
- Technische Spezifikationen
- Formblätter und Vordrucke für die Angebotsabgabe
- Weitere relevante Dokumente
Dieser Aufbau stellt sicher, dass alle relevanten Informationen klar und strukturiert bereitgestellt werden, um eine faire und transparente Ausschreibung zu gewährleisten.
Neben der Ausschreibung benötigen auch Planung und Ausführung Transparenz, Fairness und Lückenlosigkeit. Im koppla-Terminplan kann all das durch die Ganzheitlichkeit des Plans gewährleistet werden. Ausschreibung und Vergabe können nahtlos im Terminplan eingetaktet werden und durch phasenübergreifende Abhängigkeiten mit anderen LPs verknüpft werden (z.B. der Bauausführung). Über Last Planner kann z.B. die Ausschreibung und Vergabe in koppla vom letzten Meilenstein rückwärts geplant werden.
Vergabe und Ausschreibung im Überblick
Die Ausschreibung und Vergabe sind wesentliche Schritte im Beschaffungsprozess im Bauwesen. Die Ausschreibung umfasst die öffentliche Bekanntmachung der benötigten Dienstleistungen und legt Anforderungen und Bedingungen fest, während die Vergabe die Auswahl des besten Angebots basierend auf Kriterien wie Preis und Qualität umfasst. Ziel der Vergabe ist es, den am besten geeigneten Anbieter für die Erfüllung der Projektanforderungen zu finden.